SİSTEM BELGELENDİRME TALİMATI

1. AMAÇ VE KAPSAM

1.1. AMAÇ

Bu talimat,     ISO/IEC 17021 kuralları çerçevesinde Özbek-Türk Test Merkezi tarafından Kuruluşların Yönetim Sistemlerinin ilgili standard varsa kılavuz, teknik spesifikasyon şartlarına göre değerlendirilerek uygunluğunun belgelendirilmesi faaliyetinin yürütülmesi amacıyla hazırlanmıştır.

1.2. KAPSAM

Bu talimat, Yönetim Sistemlerinin Belgelendirilmesi (KYS) için müracaat şartlarını, sistemin değerlendirilmesi ve belge verilmesi esaslarını, belge kullanımı ve mali konular ile ilgili yükümlülükleri, belge verilmesinden sonra yapılacak tetkikleri uygulanacak kuralları ve askı/fesih halinde yapılacak işlemleri kapsar.

2. UZTTM  SİSTEM BELGESİ

2.1. Kısaltmalar ve Tanımlar

• UZTTM     :  Özbek-Türk Test Merkezi
• Kuruluş     : Belgelendirme Hizmeti Talep Eden
• KYS          : Kalite Yönetim Sistemi
• SB             : Sistem Belgesi

2.2. UZTTM SİSTEM BELGESİ

Kuruluş ve Özbek-Türk Test Merkezi  arasında yapılan sözleşme çerçevesinde UZTTM tarafından kuruluş adına düzenlenen, kuruluşun başvuruya esas olan yönetim sisteminin incelenerek, ilgili yönetim sistemi standardına uygun bulunduğunu gösteren, geçerlilik süresi üç yıl olan belgedir.

2.3. UZTTM SİSTEM BELGELENDİRME SEMBOLLERİ (LOGO)

Belge almış kuruluşun, kuruluş adı ve belge numarası ile birlikte sadece iş tekliflerinde, reklam amacıyla ve tanıtım malzemesi üzerinde kullanabileceği başvuruya esas referans standard çerçevesinde tanımlanan monogramdır. Sembol, ürünün ikincil ambalajı (koli vb.) üzerinde belgenin ürüne değil   Yönetim Sistemine verildiğinin açıklaması yapılarak kullanılabilir. Sembol, ürün üzerinde veya birincil ambalajında ürünün belgelendirildiğini göstermek amacıyla kesinlikle kullanılamaz.  Özbek-Türk Test Merkezi sistem belgelendirme faaliyetlerine ait patentli sembollerin kullanım şartları UZTTM Logo Kullanma Talimatı ile belirlenmiştir.

3. ORGANLAR

3.1. YÖNETİM KURULU

Yönetim Kurulu,   Başkan dahil 4 kişiden oluşan kuruldur. Yönetim Sistemi belgelerini Yönetim Kurulu Başkanı veya yetkilendirdiği makam imzalar.

3.2. YÜRÜTME KOMİTESİ

 UZTTM Yönetim Kurulu Başkanı tarafından üç yıl için Yönetim Sistemleri konusunda atanan, çalışma usul ve esasları belirlenmiş olan komitelerdir ve UZTTM Yönetim Sistemi Belgeleri ile ilgili raporları değerlendirerek belgelendirme ile ilgili tüm kararları almaya yetkilidir.  

3.3. İTİRAZ KOMİTESİ

  Yönetim Kurulu Başkanı tarafından üç yıl için Yönetim Sistemleri konusunda atanan, çalışma usul ve esasları belirlenmiş olan komitelerdir ve Yönetim Sistemlerinin Belgelendirme faaliyetleri ve bu faaliyetler sonucu alınan Yürütme Komitesi kararları ile ilgili şikayet ve itirazları değerlendirilerek karara bağlamaya yetkilidir.  

3.4. TARAFSIZLIĞI KORUMA KOMİTESİ:

 UZTTM tarafından Yönetim Sistemleri Belgelendirmesi faaliyetleri yerine getirilirken tarafsızlık politikalarını izleyen ve bunları değerlendirerek üst yönetime tavsiyelerini bildiren komitedir.  UZTTM Yönetim Kurulu Başkanı tarafından üç yıl süre ile atanır.  

3.5.  SİSTEM BELGELENDİRME  MÜDÜRLÜĞÜ

Sistem Belgelendirme Müdürlügü  UZTTM’nin Yönetim Sistemi Belgelendirme ve eğitim  faaliyetlerini yürütmek ve koordine etmekten sorumlu   birimdir.

3.6. TETKİK HEYETİ

Sistem Belgelendirme faaliyeti ile ilgili olarak kuruluşların yönetim sistemini ilgili standardına varsa uluslar arası kılavuz ve teknik spesifikasyona göre inceleyip değerlendirmek üzere ilgili talimat şartlarını sağlayarak atanmış Tetkik Görevlileri arasından seçilen inceleme esaslarına, talimat hükümlerine,  UZTTM prosedürlerine uygun olarak görev yapan ve geçici olarak teşkil edilen ekiptir. Tetkik Heyetindeki Görevlilerin sayısı; biri Baş Tetkikçi olmak üzere kuruluşun büyüklüğüne, ürün, proses çeşitliliğine ve standard kapsamına göre değişebilir. Gerekli görülen durumlarda sektör ile ilgili bir uzman ve/veya dış (baş)tetkikçi tetkik heyeti içinde yer alabilir. Tetkik, BTG özelliklerine sahip bir kişi tarafından da gerçekleştirilebilir.

Tetkik heyeti tarafsız davranıp, kuruluş ile ilgili tüm bilgileri gizli tutar ve her tetkik görevlisi ve uzman bu şartları kabul ettiğine dair bir sözleşme/taahhüt imzalar.

4. MÜRACAAT

4.1. GEREKLİ BELGELER

UZTTM Sistem Belgelendirme Müdürlüğü bünyesinde yürütülen Sistem Belgelendirme faaliyetlerine ilişkin kuruluşların müracaatı esnasında, müracaat için gerekli belgeler Müracaat Formunda tanımlanmıştır.

4.2. MÜRACAAT İLE İLGİLİ ESASLAR

Müracaatların işleme konulabilmesi için;

• Müracaat formunun kuruluşun gerçek durumunu gösterecek şekilde doğru ve eksiksiz olarak doldurulması
• Yönetim Sistemlerine ait müracaat için gerekli belgeler listesindeki belgelerin tamamının ibraz edilmesi gerekir.

 UZTTM Yönetim Sistemi Belgelendirme Müracaat Formunun doldurulması,  Sistem Belgelendirme Müdürlüğüne,   başvuruda bulunulması, UZTTM Yönetim Sistemi Belgelendirme Talimatı ve  UZTTM Sistem Belgelendirme Ücret Talimatının tüm şartlarının kuruluşlar tarafından kabul edildiğini gösterir. Kuruluş farklı tüzel kişiliğe sahip tesisleri için ayrı müracaat formları doldurur ve ayrı müracaat ücretlerini öder.

5. KURULUŞUN YÖNETİM SİSTEMİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ

5.1. MÜRACAATIN DEĞERLENDİRİLMESİ

Madde 4.2’de belirtildiği şekilde müracaat dokümanlarını doğru ve eksiksiz olarak dolduran kuruluş belgelendirme için gerekli belgeler ile birlikte  UZTTM   Sistem Belgelendirme Müdürlüğüne başvurur.

Müracaatın ön değerlendirilmesi sonucunda Madde 4.1’de belirtilen dokümanlar yeterli bulunduğunda, kuruluşların müracaat dosyaları kabul edilir. Müracaat dokümanları yeterli bulunmadığında, kuruluşa yazılı olarak bilgi verilir. 6 ay içinde eksiklikler giderilmediği taktirde müracaat iptal edilir. Bu durumda olan kuruluş yeniden müracaat ettiğinde, kuruluştan müracaat ücreti tekrar alınır. Başvurudan vazgeçen kuruluşların Müracaat ve Dosya İnceleme Ücreti iade edilmez.

  Sistem belgelendirme müdürü tarafından tetkik durumlarına göre gerçekleştirilecek faaliyetler Aşama I Tetkik (Masa Başı), Aşama I Tetkik (Saha), Ön Tetkik, Belgelendirme (Aşama II), Belge Yenileme olarak aylık plana alınır. Aşama I tetkikinin masa başında veya sahada yapılacağı müracaat eden kuruluşun risk gurubuna göre   Sistem belgelendirme müdürü tarafından belirlenir.

 5.2. TETKİKİN PLANLANMASI

Tetkiklerinin planlanması     Sistem Belgelendirme Müdürlüğü tarafından aylık olarak yapılır.

  Sistem Belgelendirme Müdürü tarafından tetkik tarihleri tetkikin gerçekleştirileceği hafta bazında kuruluşlara bildirilir ve kuruluşlardan tetkik tarihinin hafta olarak teyidi alınır. Belgelendirme tetkikleri kuruluşun risk gurubuna ve müracaat ettiği yönetim sistemine göre planlanır. Aylık taslak planda Belgelendirme tetkikleri Aşama I ve Belgelendirme (Aşama II) olarak işlenir. Aşama I ve Belgelendirme (Aşama II) tetkikleri birbirini takip edecek şekilde planlanabilir. Aşama I tetkiki yönetim sistemi ve risk grubuna göre masa başı ya da kuruluş sahasında planlanır. Ancak Baş Tetkik Görevlisi gerekli gördüğü taktirde sistem müdürün onayını alarak Aşama I tetkikini sahada gerçekleştirilmesini talep edebilir.

Kuruluştan hafta teyidi alınmasını takiben, Tetkik Heyeti,Sistem Belgelendirme Müdürü tarafından, başvuruya esas standard/standardlar kuruluşun faaliyet alanı, çalışan personel sayısı ve prosesinin durumu göz önüne alınarak oluşturulur. Baş Tetkik Görevlisi/Planlama sorumlusu Tetkik Taslak Planı ve Tetkik Heyetinin özgeçmişlerini kuruluşa tetkik öncesinde teyid almak amacı ile elektronik ortamda  gönderir veya fakslar. Aşama I masa başında yapılacak belgelendirme tetkikleri için detay tetkik planı oluşturulmaz. BTG Belgelendirme (Aşama II) tetkiki için Detay Tetkik Planı oluşturur. Aşama I tetkiki sahada yapılacak olan belgelendirme tetkikleri için her iki aşama için de BTG tarafından Detay Tetkik  Planı hazırlanarak kuruluştan teyid alınır.

Aşama I ve Belgelendirme (Aşama II) tetkiklerinin birbiri ardına planlanması, Belgelendirme (Aşama II) tetkikinin kesin olarak gerçekleştirileceği anlamına gelmez. Aşama I tetkiki sırasında herhangi bir uygunsuzluk tespit edildiği taktirde Belgelendirme (Aşama II) tetkiki, tespit edilen uygunsuzluğun giderilmesi ön görülen süre sonuna kadar ertelenir. Bu süre hiçbir zaman 6 ayı aşamaz.

Kuruluş tarafından heyet ve taslak programın kabul görmesi durumunda tetkik gerçekleştirilir. Tetkik Heyetinin veya taslak programın kabul görmemesi durumunda, kuruluş nedenlerini yazılı olarak açıklar. Kuruluşun gerekçeleri Sistem Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirilir. Gerekçelerin haklı bulunması durumunda, heyette değişiklik yapılır. Kuruluşun tetkik planındaki değişiklik önerisi baştetkikçi tarafından değerlendirilir. Tetkik Heyeti ve tetkik  Planı için kuruluştan teyit gelmeden tetkik gerçekleştirilemez.  UZTTM’den  kaynaklanan herhangi bir nedenle teyit alınan tetkik heyeti üyelerinde  değişiklik söz konusu olduğunda yeni özgeçmişler için tekrar teyid alınır. Gerek duyulduğunda üzerinde anlaşma sağlanan tetkik tarihleri her iki tarafında talebiyle değiştirilebilir.

5.3. MÜRACAATIN İPTALİ

Kuruluşun başvuruda bulunduğu tarih itibari ile Aşama I tetkiki (saha) 6 ay içinde kuruluş tarafından kabul edilmez ve/veya Aşama I tetkikinden (saha veya masa başı) itibaren 6 ay içinde belgelendirme tetkiki kuruluş tarafından kabul edilmeyerek ertelenir ise kuruluşun müracaatı iptal edilir. Ancak mucbir sebepler durumunda bu süre Sistem belgelendirme müdürü kararı ile 1 yıla kadar uzatılabilir. Müracaatın iptali Kuruluş talebi ile de yapılabilir. Müracaatı iptal edilen kuruluşların dosyaları iade edilir. Dosyası iade edilen ve müracaatı düşen  kuruluşun yeniden müracaatı halinde, müracaat ve doküman inceleme ücreti yeniden tahakkuk ettirilir.

Bu tip kuruluşların müracaatları yeni müracaat olarak değerlendirilir, eski müracaat numaraları iptal edilerek yeni dosya numarası açılır.

5.4. TETKİKİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ VE SONUÇLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ

Tetkik, Tetkik Planına göre yürütülür. Tetkik; açılış toplantısı, tetkikin gerçekleştirilmesi, tetkik heyeti değerlendirme toplantısı ve kapanış toplantısı aşamalarından oluşur.

Açılış toplantısına; Tetkik Heyeti, Kuruluş Üst Yönetimi veya Üst Yönetimi temsilen yetkili/yetkililer, Yönetim Temsilcisi, tetkik edilecek Birimlerin Sorumluları katılır. Açılış Toplantısında; tetkikin amacı, kapsamı, kullanılacak metod ve prosedürler ile taslak tetkik Planı görüşülür.

Tetkikin gerçekleştirilmesi; kuruluş yönetim sisteminin müracaat edilen standarda, kapsama ve oluşturulan dokümantasyona göre kabul edilebilir bir şekilde uygulanıp uygulanmadığının teyidi için karşılıklı görüşmeler, dokümanların ve kayıtların örnekleme metoduyla incelenmesi, ilgili alanlarda çalışmaların ve şartların gözlemlenmesi suretiyle yapılır.

Heyet, tetkiki tetkik Planına uygun olarak yürütür ve tetkik heyeti içinde görev dağılımı yapılır.

Tetkik Heyeti, tetkik sonucunda elde edilen bulguları gözden geçirir; standard şartlarına göre uygunsuzluklar tespit edilir ise uygunsuzluğu tanımlayan Uygunsuzluk Raporu/Raporları hazırlar. Uygunsuzluk Raporlarında tespit edilen uygunsuzluğun kategorisi belirtilir.

Tetkik Heyeti, uygunsuzlukları Majör (Büyük) ve Minör (Küçük) olmak üzere iki kategoride değerlendirebilir.

• Majör (Büyük) Uygunsuzluk; Standard maddelerinden herhangi birinin veya alt başlıklarının yeterli olarak tanımlanmaması ve/veya uygulanmamasıdır. Sistemin sağlıklı çalışmasını etkileyecek eksiklik ve aksaklıkların olmasıdır.
• Minör (Küçük) Uygunsuzluk; Sistem Standard şartlarından, sistemin genelini etkilemeyen  uygunsuzluklardır.
• Gözlemler ise; tetkik heyetinin bir sonraki tetkike de yardımcı olması amacıyla belgelendirmeye esas Yönetim Sistemi ile ilgili olumlu veya olumsuz görüşlerdir.

Uygunsuzluk Raporlarında, Düzeltici Faaliyetlerin kapsamı ve tamamlama süreleri Tetkik Heyeti ve Kuruluş Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenir. Tetkik Raporu ve ekleri Tetkik Heyeti ve Kuruluş Yönetim Temsilcisi tarafından uygunsuzlukların kabul edildiğini göstermek üzere karşılıklı imzalanır. Kuruluşun imzadan imtina etmesi durumunda Baş Tetkikçi bu durumu Tetkik Raporunda belirtir. Konu ile Yürütme Komitesi kararı kuruluşa bildirilir. Kuruluşun karara itirazı, Yürütme Komitesi kararının tebliğ tarihini takip eden 15 gün içerisinde yapılırsa itiraz değerlendirilmek üzere ilgili İtiraz Komitesine sunulur.

Kapanış Toplantısı, tetkik sonunda, Tetkik Heyeti ile kuruluşun üst yönetimi, Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimlerin sorumluları ile yapılır. Toplantıda Baş Tetkik Görevlisi yapılan tetkikin olumlu ve/veya olumsuz sonuçlarını, varsa uygunsuzluk raporuna kaydedilen uygunsuzlukları anlaşılacak şekilde sunar, uygunsuzlukların kapatılma, raporlama ve itiraz süreci hakkında bilgilendir. Tetkik bulguları ve sonucu ile ilgili farklı görüşler tartışılarak ortak bir noktaya varılmaya çalışılır, aksi vukuunda raporlanır.Tetkik Heyetinin hazırladığı rapor son karar olmayıp Yürütme Komitesine görüş niteliğindedir. Tüm tetkik raporları   Sistem Belgelendirme Müdürlüğü,   tarafından onaylanır.

Tetkiki gerçekleştirmenin güçlüğü anlaşılırsa, Baş Tetkik Görevlisi bunun nedenlerini kuruluş Yönetim Temsilcisine bildirir ve tetkiki durdurarak tutanak düzenler.   Sistem Belgelendirme Müdürlüğü tarafından önyazı, fatura ve tutanağın bir nüshası kuruluşa gönderilir.

Tetkik raporlarındaki uygunsuzluklar için verilen düzeltici faaliyet süresi 6 aydan uzun tutulamaz. Majör veya Minör uygunsuzluklar için Takip Tetkiki önerilmemişse, kuruluş düzeltici faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgeleri uygunsuzluğun kapatılabilmesi amacıyla Yürütme Komitesine sunulmak üzere ilgili Baş Tetkik Görevlisine veya ilgili Sistem Belgelendirme Müdürlüğü’ne göndermekle yükümlüdür.

Tetkik raporlarının ilgili Yürütme Komitesine sunulması  Sistem Belgelendirme Müdürlüğü tarafından hazırlanan gündem kapsamında olur. Yürütme Komitesi tarafından alınan karar gereği işlemler yerine getirilir.

Belgelendirme hizmetlerinin faturalandırılma işlemi  UZTTM  Sistem Belgelendirme Ücret çizelgesinde belirtildiği gibidir.

5.5. BELGELENDİRME TETKİKLERİ

Bütün belgelendirme tetkikleri 2 aşamalı olarak yapılır. Aşama I tetkikler başvurulan standard ve başvuran kuruluşun risk gurubuna göre masa başında veya kuruluşun sahasında gerçekleştirilebilir. Aşama I ve Belgelendirme (Aşama II) tetkikleri birbirini takip edecek biçimde planlanabilir. Ancak Aşama I tetkiki sırasında uygunsuzluk tespit edildiği takdirde, tespit edilen uygunsuzluğun kapatılması için öngörülen süre sonuna kadar Belgelendirme (Aşama II) tetkiki gerçekleştirilmez.

5.5. 1. Aşama I Tetkiki

5.5. 1.a. Masa Başında Yapılabilecek Aşama I Tekiki

TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgelendirme tetkiklerinde düşük ve orta risk guruplarında,   Aşama I  tetkikleri masa başında yapılabilir. Yukarıda bahse konu kuruluşların Aşama I tetkikleri Baş Tetkik Görevlisi tarafından gerekli görüldüğünde ilgili müdürün onayı ile sahada da yapılabilir.

Masa başında yapılan Aşama I tetkiki sırasında herhangi bir uygunsuzluk tespit edildiği taktirde, önceden planlanmış olan Belgelendirme (Aşama II) tetkiki gerçekleştirilmez, hazırlanan rapor Uygunsuzluk Raporları ile beraber Yürütme Komitesine en geç 15 gün içinde sunulur. Uygunsuzluklar ile ilgili verilecek termin 6 ayı aşamaz. Kuruluşta tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi için öngörülen süre sonunda Sistem belgelendirme müdürü tarafından Belgelendirme (Aşama II) tetkiki planlanır. Aşama I ve Belgelendirme (Aşama II) tetkiki arasındaki süre 6 ayı aşamaz. 6 ayı aşan durumlarda müracaat iptal edilir. Masa başında yapılan Aşama I tetkiki sırasında uygunsuzluk tespit edilmediği taktirde, Aşama I tetkikini gerçekleştiren Baş Tetkik Görevlisi kararı ile, daha önceden planlanmış olan Belgelendirme (Aşama II) tetkiki gerçekleştirilir. Belgelendirme (Aşama II) tetkik detay  Planı Aşama I tetkik bilgilerine göre şekillendirilerek son hali verilir. Belgelendirme (Aşama II) tetkik detay  Planı  Baş Tetkik Görevlisi tarafından Sistem belgelendirme müdürüne teslim edilir ve Sistem belgelendirme müdürü tarafından kuruluştan Belgelendirme (Aşama II) tetkik için teyit alınır. Aşama I tetkik sırasında tespit edilen uygunsuzlukların takibi ve kapatılması Belgelendirme (Aşama II) tetkiki sırasında yapılır.

Belgelendirme (Aşama II) tetkiklerinin sonunda; Aşama I Tetkik Raporu, Belgelendirme (Aşama II) Tetkik Raporu ekleri ile beraber Yürütme Komitesine sunulmak üzere  Sistem belgelendirme Müdürlüğüne teslim edilir.

5.5. 1.b. Sahada Yapılacak Aşama I Tekiki

TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgelendirme tetkiklerinde yüksek ve en yüksek risk guruplarında,     Aşama I tetkikleri sahada yapılır. Yukarıda belirtilen kuruluşların müracaatları Sistem belgelendirme müdürü tarafından taslak plana işlenir.

Sahada yapılan Aşama I tetkiki sırasında herhangi bir uygunsuzluk tespit edildiği taktirde, önceden planlanmış olan Belgelendirme (Aşama II) tetkiki gerçekleştirilmez, hazırlanan rapor Uygunsuzluk Raporları ile beraber Yürütme Komitesine en geç 15 gün içinde sunulur. Uygunsuzluklar ile ilgili verilecek termin 6 ayı aşamaz. Kuruluşta tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi için öngörülen süre sonunda  Belgelendirme (Aşama II) tetkiki planlanır. Aşama I ve Belgelendirme (Aşama II) tetkikleri arasındaki süre 6 ayı aşamaz. 6 ayı aşan durumlarda Aşama I tetkiki yeniden planlanır. Sahada yapılan Aşama I tetkiki sırasında uygunsuzluk tespit edilmediği taktirde, Aşama I tetkikini gerçekleştiren Baş Tetkik Görevlisi kararı ile, daha önceden planlanmış olan Belgelendirme (Aşama II) tetkiki gerçekleştirilir. Belgelendirme (Aşama II) tetkik detay Planı Aşama I tetkik bilgilerine göre şekillendirilerek son hali verilir. Belgelendirme (Aşama II) detay tetkik Planının son halinin teyidi, Aşama I tetkiki gerçekleştiren Baş Tetkik Görevlisi vasıtası ile kuruluştan alınır. Aşama I tetkik sırasında tespit edilen uygunsuzlukların takibi ve kapatılması Belgelendirme (Aşama II) tetkiki sırasında yapılır.

Belgelendirme (Aşama II) tetkiklerinin sonunda; Aşama I Tetkik Raporu, Belgelendirme (Aşama II) Tetkik Raporu ekleri ile beraber Yürütme Komitesine sunulmak üzere   Müdürlüğe teslim edilir.

5.6. GÖZETİM TETKİKLERİ                            

Gözetim Tetkikleri, belgeli kuruluşun yönetim sisteminin Belgelendirme (Aşama II) tetkik  tarihi temel alınarak en az yılda bir kez incelenmesidir. Belgelendirme (Aşama II)  tetkikleri sonrasında yapılan 1.Gözetim tetkikleri Belgelendirme (Aşama II) tetkik tarihinin son günü esas alınarak aşağıda açıklanan geçici veya mucbir haller dışında 12 ay içerisinde yapılır. İnceleme Yönetim Sisteminin tümünü veya bölümlerini kapsayabilir. Gözetim Tetkiklerinin sayısı Sistem Belgelendirme Müdürlüğüne ulaşan müşteri şikayetleri, Gözetim Tetkiki sırasında bulunan uygunsuzluğun derecesine göre veya Tetkik Heyetinin, Tetkik Raporunda belirttiği görüş doğrultusunda artırılabilir. Bir belge kullanma döneminde (3 yıl) en az 2 gözetim tetkiki yapılır. Bu süre içinde referans standardın tüm maddeleri en az 1 kez incelenir. Gözetim tetkikleri için kuruluşlardan gelen erteleme talepleri gerekçesi belirtilmiş olmak kaydı ile, ilgili Yürütme Komitesi tarafından değerlendirilerek, geçici durumlar için (örneğin Fuar, Konferans, İş Gezisi, Yoğun İş Yükü, Geçici Sağlık Sorunları, Geçici Olarak Üretim ve Hizmetin Durması gibi) en fazla üç aya kadar ilgili Müdürlük tarafından (Yürütme Komitesine sunulmaksızın), mucbir sebepler için (örneğin doğal afetler, ekonomik kriz, terörist faaliyetler, ağır sağlık sorunları,  v.b. durumlarda) en fazla 6 aya kadar (tek seferde 6 ay olmaması kaydıyla) yürütme komitesi kararı ile erteleme yapılabilir. Erteleme durumunda yapılan gözetim tetkikine ait tarih, bir sonraki tetkik tarihini bağlamaz.

Tetkiklerde bulunan uygunsuzluklardan dolayı askıya alma hali dışındaki durumlarda askı halinin kaldırılabilmesi için kuruluş talebi ile yapılacak tetkik, standardın tüm maddelerini kapsayacak sekilde “Gözetim + Askı Takip” tetkiki olarak yapılır.

Kuruluş, referans standardın Yönetimin Gözden Geçirmesi ve İç Tetkik maddeleri ile ilgili uygulamalarını yılda en az bir kez yapmakla yükümlü olup, Tetkik Heyetine bu uygulamalara ait kayıtları Gözetim Tetkiklerinde ibraz etmek zorundadır.

5.7. TAKİP TETKİKİ

Belgelendirme Tetkiki neticesinde kuruluşun belge almaya hak kazanamaması durumunda, gözetim tetkiki sonucunda sahada tetkik yapılarak kapatılması gereken majör/minör uygunsuzluklar tespit edildiği taktirde veya kuruluşun Talimatın 11.1. Askıya Alma maddesinde belirtilen nedenlerden dolayı belgesinin askıya alınması durumunda gerçekleştirilen tetkiktir. Belgelendirme (Aşama II) Tetkiki sonrası Takip Tetkiki söz konusu olduğunda, uygunsuzlukların önemi dikkate alınarak tetkik, tam tetkik olarak gerçekleştirilebilir. Ayrıca Kuruluş Yürütme Komitesi karar tarihini takiben 6 aylık süre içinde takip tetkiki yapılabilmesi için teyit vermez ise müracaatı iptal edilir.

5.8. BELGE YENİLEME TETKİKİ

Yönetim Sistem Belgesinin üç (3) yıl sonunda geçerliliğinin sona ermesi nedeni ile; kuruluşun yazılı talebi doğrultusunda 3 yıllık Belge Süresi dolmadan gerçekleştirilen tetkiktir. Bu süre mucbir hallerde (örneğin doğal afetler, ekonomik kriz, terörist faaliyetler, ağır sağlık sorunları, yoğun iş yükü  v.b. durumlarda) en fazla 4 aya kadar Sistem belgelendirme  Müdürlüğü tarafından ertelenebilir. Belge Yenileme Tetkiki başvurusu, Belge Geçerlilik Süresi içerisinde ve Belge Geçerlilik Süresinden 4 ay sonrasına kadar yapıldığı takdirde  ÖTTM Sistem Belgelendirme Ücret Talimatında belirtilen Müracaat ve Dosya İnceleme Ücreti alınmaz. Ancak Müracaat Formundaki bilgilerde bir değişiklik varsa bu form kuruluş tarafından yeniden doldurulur. Belge Yenileme tetkikleri; kuruluşun ürün yelpazesi, yapılanması vb. durumlarda büyük değişmeler olması halinde ilgili Müdürlük kararı ile iki aşamalı olarak planlanabilir.

Yukarıda belirtilen süre ve durumlar dışında yapılan başvurularda Belge Yenileme Tetkiki yapılmaz, kuruluşun Müracaat formu ile başvurarak Belgelendirme sürecini tekrar başlatması gerekir.  Bu gibi durumlarda iki aşamalı Belgelendirme Tetkikleri yapılır.

Kuruluş, Belge Yenileme Tetkiki başvurusunda bulunmaz ise yazışmaları ilgili Sistem Belgelendirme Müdürlüğü arşivinde muhafaza edilmek kaydıyla dokümanları iade edilir. Kuruluş belge süresi bitiminden sonra 3 yıl içinde yeniden belgelendirme talebinde bulunursa, ilk müracaat dosya numarası verilerek işlemler yürütülür.

5.9. KAPSAM DEĞİŞİKLİĞİ TETKİKİ

Kuruluş sahip olduğu belgenin kapsamında genişletme veya daraltma talebinde bulunabilir. Kapsam Değişikliği Tetkiklerinde, dokümanların incelenmesi   Sistem Belgelendirme Müdürlüğü’nce yapılır. Sistem Belgelendirme Ücret Talimatında belirtilen Müracaat ve Dosya İnceleme Ücreti alınmaz. Kapsam Değişikliği Tetkiki sonucunda; Yürütme Komitesi kararı doğrultusunda kapsam genişletme veya daraltmaya karar verilir ise, eski belge kuruluştan geri istenerek yeni belge hazırlanır.

5.10. ADRES DEĞİŞİKLİĞİ TETKİKİ

Kuruluşun sahip olduğu belgeye ait tesis adresinde bir değişiklik ve bu değişikliğin ürün/hizmet sunumunu etkilemesi sözkonusu olduğunda gerçekleştirilen tetkiktir. Kuruluş adres değişikliğinin gerektirdiği dokümantasyon değişikliklerini,  ÖZTTM ibraz etmek zorundadır. Adres değişikliğinin faaliyet alanını etkilemesi durumunda kuruluşta tam tetkik gerçekleştirilir ve eski belge iptal edilerek yeni belge düzenlenir. Adres değişikliğinin faaliyet alanını etkilememesi durumunda yürütme komitesi kararı ile belge iptal edilerek yeni belge düzenlenir.

5.11. TETKİKLERDE UYGUNSUZLUK BULUNMASI HALİ (Aşama I Tetkiki Hariç)

 Tetkik sonucunda majör (büyük) uygunsuzluklar tespit edildiği takdirde Yürütme Komitesi kararı ile uygunsuzluklar kapatılana kadar kuruluşa belge düzenlenmez. Belgesi var ise askıya alınır. Belgenin askı halinin kaldırılması veya belgenin düzenlenebilmesi için tespit edilen uygunsuzlukların ortadan kaldırılması en geç 6 ay içerisinde doküman incelemesi veya takip tetkiki ile yapılabilir.

Belgelendirme/Belge Yenileme tetkiklerinde minor uygunsuzluk tespit edilir ise;

Kuruluş minor uygunsuzlukları gidermek için gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet planını tetkikte sunar, bu planın tetkik heyeti tarafından uygunsuzluk nedenini ortadan kaldırmak için makul olduğu değerlendirilir ise; Yürütme Komitesine belge verilmesi/yenilenmesi yönünde tavsiye kararı sunulur (Uygunsuzluklar bir sonraki tetkikte takip edilir. Gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet termini 6 ayı aşamaz).

Kuruluş tarafından gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet planı tetkik esnasında teslim edilemez ise, tetkik raporu BTG tarafından en fazla 10 gün bekletilir. Bu süre içerisinde kuruluş tarafından gerçekleştirilecek Düzeltici faaliyet planı   müdürlüğe iletilir. Bu plan tetkikte görevli BTG tarafından uygunsuzluğun nedenlerini ortadan kaldırmak için makul olduğu değerlendirilir ise yürütme komitesine belge verilmesi/yenilenmesi yönünde tavsiye kararı sunulur (Uygunsuzluklar bir sonraki tetkikte takip edilir. Gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet termini 6 ayı aşamaz).

Kuruluş tarafından gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet planı tetkik ekibi tarafından makul olarak değerlendirilmez ise ilgili yürütme komitesine belge verilmemesi/yenilenmemesi ve en geç 6 ay içerisinde takip tetkiki gerçekleştirilmesi yönünde tavsiye kararı iletilir.

Kuruluş tarafından gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet planı en geç 10 gün içerisinde ilgili müdürlüğe iletilmez ise ilgili yürütme komitesine belge verilmemesi/yenilenmemesi ve en geç 6 ay içerisinde takip tetkiki gerçekleştirilmesi yönünde tavsiye kararı iletilir. 

Belgelendirme/Belge Yenileme tetkikleri dışındaki diğer tüm tetkiklerde  minor uygunsuzluk tespit edilir ise ;

Kuruluş minor uygunsuzlukları gidermek için gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet planını tetkikte sunar, bu plan tetkik heyeti tarafından uygunsuzluk nedenini ortadan kaldırmak için makul olduğu değerlendirilir ise; Yürütme Komitesine belgenin geçerliliğinin devamı yönünde tavsiye kararı sunulur (Uygunsuzluklar bir sonraki tetkikte takip edilir Gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet termini 6 ayı aşamaz).

Kuruluş tarafından gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet planı tetkik esnasında teslim edilemez ise, tetkik raporu BTG tarafından en fazla 10 gün bekletilir. Bu süre içerisinde kuruluş tarafından gerçekleştirilecek Düzeltici faaliyet planı ilgili müdürlüğe iletilir. Bu plan tetkikte görevli BTG tarafından uygunsuzluğun nedenlerini ortadan kaldırmak için makul olduğu değerlendirilir ise yürütme komitesine belgenin geçerliliğinin devamı   yönünde tavsiye kararı sunulur (Uygunsuzluklar bir sonraki tetkikte takip edilir Gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet termini 6 ayı aşamaz).

Kuruluş tarafından gerçekleştirilecek  düzeltici faaliyet planı tetkik  ekibi tarafından makul olarak değerlendirilmez ise ilgili yürütme komitesine  belgenin geçerliliğinin devamına ve en geç  6 ay içerisinde takip tetkiki gerçekleştirilmesi yönünde tavsiye kararı iletilir.

Kuruluş tarafından gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet planı en geç 10 gün içerisinde ilgili müdürlüğe iletilmez ise ilgili yürütme komitesine  belgenin geçerliliğinin devamı  ve en geç  6 ay içerisinde takip tetkiki gerçekleştirilmesi yönünde tavsiye kararı iletilir. 

Tetkik Heyetinin tetkik raporunu Yürütme Komitesine sunma süresi 15 gündür.

6. SÖZLEŞME AKDİ VE BELGELERİN DÜZENLENMESİ

6.1. BELGENİN VERİLMESİ

Müracaat eden kuruluş yapılan tetkik sonucu yönetim sisteminin ilgili standard şartlarına uygun olduğunun veya takip denetimi gerekmeden uygun hale getirileceğinin belirlenmesi ve  UZTTM Yürütme Komitesinin olumlu karar vermesi ile belge almaya hak kazanır. Belge tarihi olarak ilgili Yürütme Komitesi karar tarihi esas alınır.  UZTTM ve kuruluş yetkililerince  UZTTM Yönetim Sistemi Belge Sözleşmesinin imzalanması ve kuruluşa gönderilen fatura bedelinin yatırıldığını gösteren dekontun Sistem Belgelendirme Müdürlüğü’ne ulaştırılmasından sonra Yönetim Sistemi Belgesi kuruluşa teslim edilir. Belgenin geçerlilik süresi üç (3) yıldır. Kapsam değişikliği, Adres değişikliği ve Ünvan değişikliği tetkiklerinde belge süresinde  herhangi bir değişiklik yapılmaz, ilk belge tarihi, belgenin geçerlilik süresi için baz alınır ve yapılan değişiklikle ilgili yeni belge sözleşmesi imzalanır. Kapsam Değişikliği yapıldığında Belgelendirme Tetkiki veya Belge Yenileme Tetkiki sonucu hazırlanan sözleşme hükümleri aynen geçerlidir. Ancak yeniden sözleşme yapılarak kapsam değişikliği tarihi belirtilir.

  UZTTM ile sözleşme akteden kuruluş, belgeyi ancak tetkik edilen ve belgede adı geçen üretim/hizmet yeri/yerleri için kullanılabilir. Başvuran kuruluşun organizasyonunda farklı yerlerde teşkilatlanma var ise Sistem Belgelendirme Müdürü tarafından tetkik, tüm sistemin uygunluğunu tespit edebilecek şekilde örnekleme yapılarak ilgili talimatlar çerçevesinde planlanır ve gerçekleştirilmesi sağlanır. Düzenlenen belgede kuruluşun Merkez adresi veya kuruluş tarafından belirtilecek irtibat adresi esas alınır.

Belge, Sistem Belgelendirme başvurusu yapılan kapsama verilmiş olup, bu kapsam dışında kullanılamaz. Aksi tespit edilip  UZTTM tarafından yazılı olarak ikaz edildiği halde bu kriterlere uymayarak belge kullanmaya devam eden kuruluşlar hakkında Talimatın 11.1 ve 11.2 maddelerine göre işlem yapılır.

Belge, belgede adı geçen kuruluşun mülkiyetinde olup, hiçbir şekilde başka bir kurum yada tüzel kişiliğe devredilemez. Belgelerin üçüncü şahıslarca haksız yere kullanımından doğan sorumluluk kuruluşa aittir.

7. BELGELİ KURULUŞUN YÜKÜMLÜLÜKLERİ

7.1. YÖNETİM SiSTEMİNİ UYGULAMAK

Kuruluş belgelendirmede esas alınan Yönetim Sistem standardı şartlarını uygulamakla yükümlüdür.

7.2. DEĞİŞİKLİKLERİ BİLDİRMEK

Kuruluş Yönetim Sistemi uygulamalarındaki, organizasyonel değişiklikleri, ünvan değişikliklerini, adres değişikliklerini, tüzel kişilik değişikliklerini ve Müracaat Formunda yer alan bilgilerden herhangi birindeki her türlü değişikliği takip eden bir ay içerisinde Sistem belgelendirme Müdürlüğüne bildirmek zorundadır. Yapılan değişiklikler kapsamında;

• Yeniden yapılanma (kuruluş üst yönetiminin değişmesi, organizasyonel değişiklikler, tüzel kişilik değişikliği, şirket evlilikleri, üretim/hizmet kapsamının tamamen değişmesi)
• Adres değişikliği, unvan değişikliği

durumlarında kuruluşta gerektiğinde tam tetkik gerçekleştirilir ve eski belge iptal edilerek yeni belge düzenlenir. Yapılan değişiklikler neticesinde yeni bir tetkik gerekip gerekmediği Sistem Belgelendirme Müdürü  tarafından karara bağlanarak kuruluşa bildirilir.

Baş Tetkik Görevlisi tetkik esnasında tetkik süresini etkileyebilecek durumlarla karşılaştığında Sistem belgelendirme müdürü ile   koordineli olarak kuruluşun teyidini almak koşulu ile tetkik süresini değiştirebilir.

7.3. TETKİKE YARDIMCI OLMAK

Müracaat eden kuruluş, belgelendirme öncesi ve sonrası yapılacak tetkiklerde ilgili yönetim sisteminin değerlendirilmesine ilişkin tüm faaliyetlerini tetkik görevlilerine bildirmekle, onların isteyeceği bilgileri doğru ve zamanında vermekle, çalışmalarında her türlü kolaylığı sağlamakla yükümlüdür.

7.4. İRTİBAT KURULABİLECEK PERSONEL ATAMAK

Müracaat eden kuruluş, birisi Yönetim Temsilcisi olmak kaydıyla tetkikler sırasında rehber olabilecek özelliğe sahip kişi/kişileri belirler. Sorumlu personel, tetkik sırasında hazır bulunur ve gerekli bilgi ve dokümanlarla Tetkik Görevlilerine yardımcı olur.

7.5. BELGEYİ UYGUN ŞEKİLDE KULLANMAK

Kuruluş belgesini, işlerinde, tekliflerinde, ihalelerde, reklam amacıyla, ürün sorumluluğu açısından anlaşmazlıklarda, ürününün / hizmetinin müracaat esas olan yönetim sistemi kapsamında üretildiğini/sunulduğunu göstermek üzere kullanabilir.  UZTTM tarafından Kuruluşlara verilen Sistem Belgesi ancak üzerinde belirtilen kapsam ve yerleşim yeri/yerleri için kullanılabilir.

Belge hiçbir şekilde başka bir kurum ya da tüzel kişiliğe devredilemez. Ünvan yada tüzel kişilik değişikliklerinde kuruluşun hakim ortaklık yapısı değişmediği taktirde tetkik gerekmeksizin Yürütme Komitesi kararı ile yeni belge düzenlenir.

UZTTM tarafından kuruluşlara verilen Sistem Belgesi, kuruluşu kanuni zorunluluklardan muaf tutmaz.

7.6. GEÇERSİZ BELGE KULLANMAYI DURDURMAK

Kuruluş sahip olduğu Sistem Belgesinin askıya alınması veya belge sözleşmesinin feshinden sonra belgesini kullanmayı ve ona atıf yapmayı durdurmakla yükümlüdür. Belgeli olduğunu belirten her türlü dokümanı, tanıtım UZTTM durdurmalıdır.

7.7. MÜŞTERİ ŞİKAYET KAYITLARININ TUTULMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ

Kuruluş, Yönetim Sistemindeki uygunsuzluklardan kaynaklanan ürün, hizmet, proses ve varsa servislerinin performansı ile ilgili müşteri şikayetlerinin kayıtlarını tutacak ve gerek duyulduğunda  UZTTM’ye ibraz edecektir. Sistem Belgelendirme Müdürlüğüne ulaşan, belgeli kuruluşların yönetim sistemi ile ilgili şikayetler ilgili Sistem Belgelendirme Müdürlüğü tarafından belgeli kuruluşa yazılı olarak bildirilir ve şikayetle ilgili görüş istenir. Gelen görüş ilgili Sistem Belgelendirme Müdürü tarafından değerlendirilerek bir tetkik düzenlenebilir veya normal tetkik tarihinde kuruluşun tetkik edilmesi sırasında müşteri şikayetlerine ilişkin kayıtların düzenli tutulup tutulmadığı kontrol edilir.

7.8. SEMBOLÜ (LOGO) UYGUN ŞEKİLDE KULLANMAK

Belge almaya hak kazanan kuruluş   Yönetim Sistemi Belgelendirme Logosunu/Logolarını belgenin ürüne değil Yönetim Sistemine verildiğinin belirtilmesi kaydıyla Madde 2.3’de tanımlandığı şekilde kullanabilir.

7.9. MALİ YÜKÜMLÜLÜKLERI YERİNE GETİRMEK

Kuruluş, Yönetim Sistem Belgelendirmesi ile ilgili ücretleri, ÖZTTM Sistem Belgelendirme Ücret Talimatı’nda da belirtildiği şekilde fatura edilmesini takip eden 1 ay içerisinde ödemekle yükümlüdür. Bu süre zarfında ödeme yapılmamışsa  mevzuata göre işlem yapılabilir.

8.  UZTTM YÜKÜMLÜLÜKLERİ

8.1. GİZLİLİK

 UZTTM, kuruluş ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri prosedürleri gereği gizli tutmakla, gizlilik hükümlerini içeren sözleşmeyi tetkik görevlilerine ve uzmanlara imzalatmakla yükümlüdür.

8.2. BELGELİ KURULUŞLAR HAKKINDA MÜŞTERİ ŞİKAYETLERİNİN BİLDİRİLMESİ    DEĞERLENDİRİLMESİ

UZTTM, ilgili kuruluşa yönetim sistemindeki uygunsuzluklardan kaynaklanan ve UZTTM’ye iletilen müşteri şikayetlerini yazılı olarak bildirir.  UZTTM, hakkında şikayet olan kuruluştan yapılan düzenlemelerle ilgili bilgi talep edebilir. Şikayetin önemi esas alınarak kuruluşta tetkik yapılabilir. Bu şikayetlerle ilgili müşteri taleplerinin karşılanmasından UZTTM sorumlu değildir. Bu talimatın 7.7. maddesinde bulunan hususlar ile  müşteri şikayetlerine çözüm bulunamaması durumunda konu ilgili İtiraz Komitesine gönderilir. Mutabakata varılmış İtiraz Komitesi üyeleri ile belirlenen tarihte ilgili taraflar müşteri şikayetini değerlendirmek için bir araya gelmek üzere toplantıya davet edilirler.

8.3. TALİMATLARDAKİ DEĞİŞİKLİKLERİN BİLDİRİLMESİ

 ÖZTTM, Sistem Belgelendirme Talimatında ve Sistem Belgelendirme Ücret Talimatında ve ilgili Yönetim sisteminde belgelendirmeye referans alınan aşağıda belirtilen talimat ve eklerinde değişiklik yapma hakkına sahiptir. Ancak değişiklikten önceki kazanılmış haklar geçerli olup değişikliklerin uygulanmasında talimattaki değişiklik tarihi esas alınır.  UZTTM belgelendirme için referans alınan talimatlardaki değişiklikleri belgelendirilmiş ve müracaat aşamasında olan tüm kuruluşlara duyurur. İlgili Yönetim Sistemlerinde belgelendirmeye referans alınan talimatlar ve ekleri aşağıda belirtilmiştir.

1. Sistem Belgelendirme Talimatları
2. Sistem Belgelendirme Ücret Talimatı
3. Logo Kullanma Talimatı
4. İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi Prosedürü
5. Müracaat Formu

Bu dokümanların yazılı kopyaları ilgili Sistem Belgelendirme Müdürlüklerinden temin edilebileceği gibi www.uzttm.uz web adresinden de ulaşılabilir.

8.4. MALİ YÜKÜMLÜLÜKLER

Kuruluş, Madde 10’da belirtildiği şekilde Yürütme Komitesi kararlarına itiraz edebilir. İtiraz Komitesi  UZTTM’den kaynaklanan bir hatanın itiraza sebep olduğuna karar verirse, yapılacak çalışmaların masrafları kuruluştan talep edilmez.

9. SÖZLEŞMEYE ESAS ALINAN REFERANS STANDARD DEĞİŞİKLİKLERİ

Belgelendirmenin esas alındığı standard şartlarındaki değişiklikler belgeli kuruluşlara yazılı olarak bildirilir,  UZTTM kuruluşların yeni şartları uygulayabilmesi için mevzuat hükümlerine aykırı olmamak ve haksız bir rekabet ortamı yaratmamak kaydıyla uygun bir geçiş süresi tanımaya ilgili Yürütme Komitesinin kararına istinaden yetkilidir ve geçiş süresi sonuna kadar belgenin geçerliliği devam eder.

10. İTİRAZLAR VE DEĞERLENDİRİLMESİ

Belgelendirme talebinde bulunan veya daha önce belgelendirilmiş olan bir kuruluş  UZTTM Yürütme Komitesi’nin herhangi bir kararına karşı itirazda bulunabilir. Kuruluş bu itirazı söz konusu karar bildiriminin tebellüğ tarihini izleyen 15 gün içerisinde yapabilir.

Kuruluş itirazını yazılı olarak  UZTTM İtiraz Komitesine iletir. İlgili İtiraz Komitesi, gerek görür ise söz konusu kuruluş temsilcilerini ve Tetkik Heyetini toplantıya çağırabilir. İtiraz Komitesi alınan kararı gerekçesi ile birlikte itirazı izleyen 15 gün içerisinde yazı ile kuruluşa bildirir.

11. BELGE SÖZLEŞMESİNİN ASKIYA ALINMASI, SÖZLEŞMENİN FESİH EDİLMESİ

11.1. BELGE SÖZLEŞMESİNİN ASKIYA ALINMASI

 UZTTM, Kuruluşun Yönetim Sistem Belgesi kullanımını, Sistem Belgelendirme Müdürlüğün talebi ve Yürütme Komitesi’nin kararına göre, belirli bir süre için askıya alabilir. Askıya alma nedenleri;

• Kuruluşun sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmemesi,
• Tetkikler sonucunda majör (büyük) uygunsuzluk bulunması,
• Tetkikler sonucunda minör (küçük) uygunsuzluklar bulunması neticesinde kuruluşun belirlenen düzeltici faaliyetleri öngörülen süre içerisinde (en fazla 6 ay) yerine getirmemesi,
• Belge verilen tesis adresindeki değişiklikten dolayı faaliyete ara vermesi sonucu kuruluşun talebi ile,
• Grev, lokavt, tevsi, reorganizasyon, tabii afetler, hammadde darlığı, sipariş alamama veya benzeri mücbir sebeplerden kuruluşun üretimini durdurması gibi durumlarda kuruluşun talebi ile,
• Belgelendirme tetkik tarihi esas alınarak kuruluşun gözetim tetkiki tarihini mucbir sebepler dışındaki nedenlerle erteleme süresi 3 ayı geçtiğinde, mucbir hallerde ise 6 ayı geçtiğinde Yürütme Komitesi kararı alınması ile,
• Sembol (logo) kullanım şartlarına uymamak.

Kuruluş, belgenin askıya alınma kararının tebliğinden itibaren belge ve logo kullanımını durdurur. Kuruluş, belge ve eklerini en geç 15 (onbeş)  gün içerisinde  UZTTM’ye iade eder. İade etmediği takdirde öncelikle kuruluş uyarılır, uyarı dikkate alınmaz ise kanuni işlem başlatılabilir. Kuruluş belgesini, ekini veya sözleşmesini kaybettiğini beyan ediyorsa yayınlanmış kayıp ilanını bir dilekçe ile Sistem belgelendirme müdürlüğüne bildirmesi istenir.

Askıya alma süresince, kuruluş belgeye ait haklardan faydalanamaz. Bu sürede  UZTTM’nin her türlü hakkı mahfuzdur.

 UZTTM, belgenin askıya alınmasına dair kararları Resmi Gazete’de, UZTTM Yayınlarında ve günlük gazetelerde gerekçeli olarak yayınlama hakkına sahiptir.

Belgenin askıya alınma nedeninin giderildiği (tetkiklerde, doküman inceleme ile vb.) kanıtlandığında, Yürütme Komitesi kararı ile belge askıdan kaldırılır.

Belgenin askıda kalma süresi en fazla 6 aydır. Ancak bu süre Yürütme Komitesi kararı ile özel durumlar için (mevsimlik ürünler, doğal afetler, ekonomik kriz v.b. durumlarda) en fazla 6 ay daha uzatılabilir.

Kuruluşun logo kullanım şartlarına uymaması nedeniyle belge askıya alınmış ise logo kullanım şartlarının uygun hale getirildiği kuruluş tarafından beyan edildiği takdirde bu evraklar Sistem Belgelendirme Merkezi Başkanlığı’na iletilerek Yürütme Komitesine sunulur ve tetkik yapılmaksızın Yürütme Komitesi Kararıyla belge sözleşmesi askıdan kaldırılabilir.

Belgesi askıda olan bir kuruluşun takip tetkiki neticesinde düzenlenen raporu Yürütme Komitesinde görüşülerek belgenin askı halinin kaldırılması, askı halinin devamı veya belgenin fesih edilmesi kararı verilebilir.

11.2. SÖZLEŞMENİN FESİH EDİLMESİ VE BELGENİN GERİYE ALINMASI

Kuruluşun  ÖTTM Yönetim Sistem Belgesi’nin kullanımına dair sözleşmesi, ilgili Müdürlüğün talebi ve  UZTTM Yürütme Komitesi’nin kararına göre fesih edilebilir. Sözleşmenin feshinin ve belgenin geri alınmasının nedenleri;

• Verilen askı süresi (en fazla 6 ay) sonuna kadar kuruluşun tetkikin gerçekleştirilmesine müsaade etmemesi,
• Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen faaliyetlerde (tetkik, doküman inceleme vb) kuruluşun uygunsuzluklarını öngörülen sürelerde kapatmaması (verilen askı takip süresinin 6 aydan az olması durumunda bu süre, Yürütme Komitesi tarafından 6 aya kadar uzatılabilir),
• Kuruluşun iflası veya belge kapsamındaki faaliyete son vermesi,
• Kuruluşun Yönetim Sistemi Belgesini kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda kullanması,
• Kuruluşun tetkikler sırasında eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi,
• Belgenin yanıltıcı ve haksız kullanımı,
•  UZTTM’ce tahakkuk ettirilen ücretlerin ödenmemesi,
• Belgenin geçerlilik süresi içinde, yapılan tetkiklerde kuruluşun yönetim sisteminin uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi,
• Kuruluşun belgede belirtilen tesis adresinde bulunmaması,
• Kuruluşa ait tüzel kişiliğin değişmesi,
• Kuruluşun bu talimat  hükümlerine aykırı hareket etmesi,
• Kuruluşun belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması,
• Herhangi bir sebebten dolayı Kuruluşun,  UZTTM tarafından bildirilen gözetim tetkik tarihini süre belirtilmeksizin erteleme talebinde bulunması veya gözetim tetkikinin iptali talebinde bulunması,
• Kuruluş talebi.

11.3.  UZTTM belgenin geri alınması ve sözleşmenin feshine dair kararları Resmi Gazete’de,  UZTTM yayınlarında ve günlük gazetelerde gerekçeli olarak yayınlama hakkına sahiptir. Belge geri alındığında bu kuruluşun adı belgeli kuruluşlar listesinden çıkarılır.

Kuruluş, belgenin geri alınması ve sözleşmenin feshi kararının tebliğinden itibaren belge ve logonun kullanımını durdurur. Kuruluş, sözleşme ile kendisine verilmiş her türlü belgeyi kendisine tebliğ tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde  UZTTM’ye iade etmelidir.

Sözleşmesi fesih edilen kuruluşun  yeniden müracaatında;

• Müracaat ve Dosya İnceleme ücreti alınarak müracaat ve tetkik işlemleri ilk müracaatta olduğu gibi uygulanır.
• Fesih tarihinden itibaren 30 gün dolmadan yeni müracaat işleme konulmaz.

12. BELGENİN YANILTICI VE HAKSIZ KULLANIMI

12.1. Belge Sahibi Kuruluş tarafından Yönetim Sistemi/Kapsamında olmayan alanlarda UZTTM Sistem Belgelendirme Sembollerinin(Logo) Haksız Kullanılması

Belge Sahibinin,  UZTTM Sistem Belgelendirme Müdürlüğü tarafından belgelendirmesi yapılmamış başka bir sistem/kapsamda (bu talimatın 2.maddesine konu)  UZTTM Sistem Logolarının kullandığının tespit edilmesi halinde, 1 yıllık emsal belge kullanma tavan ücretinin 2 katı tutarında tazminat, Yürütme Komitesi tarafından Belge Sahibi’ne tahakkuk ettirilir ve belge sahibi haksız Sistem Logolarının kullanımını derhal durdurması için yazılı olarak uyarılır.

Belge Sahibi’nin itiraz ve/veya uzlaşma talebi, İtiraz Komitesi tarafından değerlendirilir. Tahakkuk eden tazminatın ödenmemesi durumunda, hukuki ve cezai işlemlerin takibi için, konu Hukuk Danışmanlığına iletilir ve başlatılan hukuki işlemlerin sonucu  UZTTM Sistem Belgelendirme Müdürlüğüne bildirilir.

Belge sahibinin haksız logo kullanımına devam ettiğinin veya haksız logo kullanımını tekrarladığının tespit edilmesi halinde, Yürütme Komitesi kararı ile mevcut belgesi iptal edilebilir.

 12.2. UZTTM Sistem Logosunun Sözleşme Akdedilmeksizin Kullanılması

 UZTTM Sistem Logosunu Sözleşme akdetmeksizin kullanan ya da Sözleşmesi herhangi bir nedenle sona erdiği halde, (bu talimatın 2.maddesine konu)  UZTTM Sistem Logosunu ve/veya belgelerini kullananların tespiti halinde; Sözleşme akdetmeyerek  UZTTM’i maddi zarara sokmaları sebebiyle aleyhlerinde hukuki ve cezai işlemler başlatılmak üzere,  UZTTM Sistem belgelendirme müdürü tarafından tüm ilgili dokümanlar Hukuk Danışmanına gönderilir.

Hukuk Danışmaları’nca, Sistemle ilgili 1 yıllık en yüksek belge kullanma ücreti tutarının 2 katından az olmamak üzere maddi tazminat, kamuoyunu yanıltmak ve haksız rekabete sebep olmak yoluyla  UZTTM’i kamu ve tüketici nezdinde güven kaybına uğratmaktan dolayı tale